Künstliche Intelligenz
Die Datenmengen, mit denen Unternehmen umgehen müssen,
steigt stetig an.
Um mit den immer größer werdenden Informationen umzugehen,
sind Hilfsmittel unumgänglich. Künstliche Intelligenz (KI) ist eines dieser
Werkzeuge. Die Integration von KI soll dabei helfen, die Effizienz zu steigern,
aber gleichzeitig auch den Prozess verändern, wie Dokumente verwaltet,
gesucht
und genutzt werden. Was kann KI hier verändern?
Prozessautomatisierung
Künstliche Intelligenz ermöglicht es, den Grad der Automatisierung von Prozessen zu erhöhen, indem bisher manuell getätigte Eingaben für beispielsweise die Klassifizierung oder Archivierung zu automatisieren. Algorithmen, die auf sogenanntem Machine Learning (ML) basieren, analysieren hierbei die Inhalte, kategorisieren diese und besitzen die Möglichkeit automatisiert Metadaten am Dokument hinzuzufügen. Des Weiteren können sensible oder personenbezogene Daten erkannt und geschützt werden. Dadurch kann die Bearbeitungszeit pro Dokument reduziert werden, was in der Folge auch zu geringeren Kosten für die Unternehmen führt.
Natural Language Processing
Ebenso wichtig sind das Suchen und Analysieren von Dokumenten. KI-gestützte Tools ermöglichen es, das Nutzer komplexere Anfragen stellen können. Ein mögliches Beispiel hierzu wäre: “Finde alle Verträge mit Klauseln zu Datenschutz aus dem letzten Jahr”. Mittels Natural Language Processing (NLP) wird der Inhalt der Anfrage verarbeitet und mit den Informationen, die durch die vorherige Verarbeitung der Dokumente mit KI entstanden sind, abgeglichen. Die Nutzer erhalten dadurch präzise Ergebnisse. Dabei geht es nicht rein um Keywords, sondern es besteht auch die Möglichkeit, die Einhaltung von rechtlichen oder lokalen Vorgaben zu prüfen. Dadurch unterstützt KI bei der Minimierung von Risiken und Fehlern.
Knowledge Discovery
Künstliche Intelligenz soll beim gesamten Bearbeitungsprozess unterstützen. KI-basierte Dokumenten Management Plattformen unterstützen die User durch Features wie Übersetzungen oder Zusammenfassen von Dokumenten oder helfen bei der Vorhersage von Trends basierend auf historischen Daten. Die Integration solcher Tools soll das nahtlose Arbeiten mit KI ermöglichen und den Mitarbeiter unabhängig von Sprache oder Standort unterstützen.
Doch KI hat nicht nur Vorteile. Experten warnen vor Herausforderungen in den Bereichen Datenschutz und Ethik. Die Themen dürfen nicht ignoriert werden, sondern müssen vorrangig behandelt werden, um Voreingenommenheit von KI-Modellen zu vermeiden. Trotz der Herausforderungen ist klar, der Einsatz von KI ist Teil der digitalen Umgestaltung und daher ein wichtiger Bestandteil moderner DMS-Systeme. DMS-Systeme ohne künstliche Intelligenz drohen in der digitalen Transformation zurückzubleiben. Unternehmen, die jetzt in diese Technologie investieren, positionieren sich für die Zukunft.
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